Press "Enter" to skip to content

SURPREENDA SUA EQUIPE INICIANDO SEU PROJETO DE FORMA MAGISTRAL SEM ESTRESSE

1

Você já esteve em um projeto que em algum momento, alguém disse:

“Isto já começou errado”

Não importa qual o seu nicho de atuação ou qual tipo de projeto você atua. Pode ser em projetos de máquinas, arquitetura, projetos financeiros ou mesmo nos planos do seu casamento!

Tudo é projeto e será inevitável ter problemas durante a sua execução.

Mas o que, exatamente, estou fazendo errado?

Há uma grande chance de você realmente estar fazendo errado desde o início.

Durante o projeto há muito estresse, desencontro de informação e revisões intermináveis.

E o que você não pode permitir é “começar com o pé esquerdo”, e isso não tem nada a ver com superstição. Pois o estresse será certo e tenho certeza que você não quer isso para você.

Gerenciar Projetos é uma dom,mas que pode ser aprendido.

Então continue lendo para saber mais sobre como iniciar seu projeto de forma Magistral e sem Estresse.

Veja abaixo o que vamos falar durante o artigo:

• Reduza o Stress filtrando as informações que são importantes para iniciação do projeto

– Cuidado com a ansiedade para não começar errado;
– Saiba ouvir, esteja preparado para entender todos os detalhes!
– Anote, Anote e Anote

• Faça uma Reunião de Abertura e comece seu projeto com o pé direito

• O que não deve ser tratado na reunião de abertura de projeto, o Segredo de uma reunião eficaz

• Entenda de uma vez por todas porque realizar a reunião de abertura seguindo os passos acima é tão eficaz

• Mantenha os Dados Organizados e a Equipe alinhada

Está gostando deste artigo, então se inscreva e receba atualizações em primeira mão

Este artigo não terá a função de formá-lo como um Gerente de Projetos com qualificação para tirar certificação PMI. Minha intenção é transmitir conhecimentos prático e objetivos que reuni durante anos.

Estes passos trarão a você resultados imediatos. Ao longo de minha carreira realizei inúmeros testes para descobrir o que funciona. Espero que aproveite este material.

 

Reduza o Stress filtrando as informações que são importantes para iniciar o projeto

O estresse é um problema da nossa sociedade. Ele reduz o nosso desempenho atrapalhando a concentração e criatividade. O principal motivo é o bombardeio de informação que somos expostos.

Grande parte do que recebemos não é relevante, tenha um filtro se perguntando qual a relevância do assunto. Faça isso com consciência, vai lhe ajudar a não tratar problemas pequenos de forma massiva.

Se você quer surpreender seu chefe conduzindo um projeto de forma magistral leia este artigo para descobrir como fazê-lo sem estresse!!

Se você, assim como eu, ama criar, desenvolver e encontrar novas soluções, tenho a certeza de que irá ler este artigo como um guia de sobrevivência para começar com o pé direito e reduzir o estresse quando estiver na melhor parte, colocar em prática seu projeto!

Reduzir o estresse é resultado de pequenas medidas, cada uma delas cuidadosamente listada abaixo.

 

1 – Cuidado com a ansiedade para não começar errado

Ao receber um projeto você já sentiu um desejo instantâneo de começar a criar?

Você sente as ideias fluírem dentro de você. Você está convicto de que executará a tarefa perfeitamente. Já se imagina dentro do projeto, criando, desenhando e calculando tudo.

A vontade de partir logo para o desenvolvimento por muitas vezes nos faz pular partes importantes do gerenciamento do projeto.

A fase de iniciação é o momento de assumir oficialmente o início de um projeto, vindo de um cliente, de outro departamento ou mesmo internamente.

Portanto ela é parte importante para alinhamento dos assuntos, é o momento da transferência da “necessidade de quem o solicita” para o time (ou pessoa) que irá solucioná-lo.

Então é importante tomar cuidado com a ansiedade de começar logo a criar, é necessário entender 100% a necessidade do seu cliente.

 

2 – Saiba ouvir, esteja preparado para entender todos os detalhes!

Entenda que muitas vezes quem solicita um projeto não tem a menor ideia de como executá-lo, mas com certeza será um perito em no final dizer: “Não foi isso que eu pedi”.

Perceber a importância de oficializar o início de um projeto é algo que leva tempo para adquirir e eu, após muitos erros, quero transmitir esta experiência tão valiosa, principalmente a aqueles que estão em uma pequena indústria ou time onde este erro é mais evidente.

 

3 – Anote, Anote e Anote

Se ao receber um projeto você tiver uma ideia brilhante e sentir vontade de “botar a mão na massa”, pare, tome caneta e papel e anote suas ideias, ou de preferência utilize ferramentas como o Evernote para pôr as ideias no lugar.

Iniciar um projeto é o momento de receber informação e não de tomar decisões.

 

Faça uma Reunião de Abertura e Comece seu Projeto com o pé direito

“Não existem reuniões ruins, existem reuniões mal conduzidas”
Max Gehringer

 

Se quer ter sucesso em qualquer tipo de reunião precisa saber que há regras para se portar nela, e a reunião de abertura do projeto não foge à regra.

Esta talvez seja a parte mais importante do projeto pois é a hora de reunir interessados e interesses.

É onde as regras do jogo serão colocadas na mesa.

Para que você possa conduzir a reunião com tranquilidade e não perder o foco veja este infográfico.

Aqui eu listo quais os tópicos que não podem faltar em sua reunião de abertura (você não pode ignorar o quarto).

  • Quando o projeto deve ser finalizado;
  • Quem são os envolvidos e interessados;
  • Quais produtos ou serviços similares existentes;
  • Quais especificações devem ser atendidas (normas, contratos, eficiência, qualidade…);
  • Qual o orçamento disponível para o projeto;

 

Se você discutir os tópicos acima ficará fácil transmitir a informação para todos os envolvidos, a reunião terá foco e ninguém perderá tempo.

Portanto para conduzir a reunião de forma amigável mas direta fique atento e se algum participante fugir do foco o interrompa, anote as questões e coloque em pauta para uma outra discussão futura.

O que não deve ser tratado na reunião de abertura de projeto, o Segredo de uma reunião eficaz

Neste momento é importante atentar-se para alguns detalhes que não devem ser tratados para que o foco, que é a abertura do projeto, não se disperse.

Listo abaixo os 4 assuntos que não devem entrar em pauta da reunião de iniciação, mesmo que seja algo óbvio.

  1. Não é possível atender o prazo;
  2. A equipe não está preparada;
  3. O projeto irá custar mais que o previsto;
  4. O projeto não é viável;

E porque esses assuntos não devem entrar na Reunião de Abertura?

Simples! Eles serão tratados somente quando for planejar seu projeto.

Outro motivo de não discutir estes assuntos na reunião de abertura é não perder o foco e entender a solicitação.

Mas agora quero abrir um parêntese para o item número 4, o projeto não é viável.

Alguns Gerentes de Projetos fazem a análise de viabilidade do projeto durante a fase de iniciação.

Eu considero que a análise de viabilidade é uma etapa anterior, se o projeto foi aceito é porque ele é viável, a análise já foi feita e ponto: é sua responsabilidade o tornar atrativo.

 

Entenda de uma vez por todas porque realizar a reunião de abertura seguindo os passos acima é tão eficaz

As respostas lhe darão as ferramentas para trilhar seu objetivo.

Saber quando algo tem de ser entregue lhe dá uma noção de quanto tempo há para cada etapa intermediária.

Saber quem são os envolvidos evitará requisitar ou entregar informação errada ou a quem não interessa.

Saber o que já existe e confrontar com o que deve ser desenvolvido evita “reinventar a roda”, ganhamos tempo, ou melhor dizendo deixamos de perder tempo!

Inovação é importante, mas isso não pode afetar custos nem o prazo, tenha em mente de que o simples e eficaz supera qualquer ideia mirabolante.

As normas estão para engenheiros assim como as leis estão para os advogados. Se há normas ou requisitos solicitados eles devem ser destacados e atendidos, esta informação deve nascer com o projeto.

Por fim, quanto de dinheiro estará disponível para a execução.

Empresas vivem de lucro, se você ultrapassa o gasto esperado irá ter um impacto grande.

 

Mantenha os Dados Organizados e a Equipe alinhada

A abertura do projeto tem de ser documentada, registre todas as informações que deverão estar disponíveis a todos os envolvidos listados.

A forma de arquivamento será uma particularidade da sua empresa não importa se utilizará caneta e papel ou modernos programas de arquivamento como PDM’s e PLM’s.

O importante é que todos sigam a mesma regra e mantenham arquivos no mesmo lugar.

Pense o seguinte, se amanhã algum dos envolvidos não estiver na empresa por qualquer motivo, eu sei onde os dados dele estão?

Ou se você não estiver na empresa sua equipe encontrará com facilidade as informações?

Se a resposta for um sonoro não ou mesmo se você parou um pouco para pensar significa que tem de gastar algumas horas definindo as estratégias de registro.

Segue algumas dicas que podem ajudar na hora de criar estas regras:

  • Tenha um procedimento padrão, formal e objetivo.
  • O ideal é colocar tudo de forma visual em uma ou duas páginas no máximo;
  • Liste onde ficarão, desenhos, cálculos, normas etc;
  • Mantenha as informações de forma clara e objetiva. Não há nada pior do que relatórios imensos com palavras rebuscadas e sem objetividade.

A empresa é eterna, mas nós não, as informações são de propriedade da empresa e por isso não devem ser exclusivas da nossa mente.

 

Transmitir informações corretamente é fundamental

Você já sentiu aquela sensação de que está esquecendo algo?

Você está com tudo pronto para ser entregue e vem aquela luz, esquecemos de algo importante.

Logo após a reunião de abertura, vale bastante a pena enviar a ata de reunião para todos os envolvidos, melhor ainda se ela puder ser finalizada junto com a reunião, desta forma todos os participantes terão a oportunidade de rever o que foi acordado e aprovar a solicitação assinando a ata.

Seja direto ao transmitir uma ideia ou informação, isso ajudará a atender à solicitação de forma perfeita.

“Ninguém me avisou isso!”

Você já disse essa frase?? Já?

Como se sentiu no momento em que descobriu que algo não planejado teria de ser executado?

O que você pensou ao saber que teria de mudar seus planos em cima da hora?

Tenho a certeza de que não gostou dessa notícia inesperada, onde alguém, que detinha a informação não a transmitiu ou transmitiu sem exatidão.

Então trabalhe para a pessoa que restringiu a informação não seja você!

Nessas horas o bom e velho email pode dar conta do recado, mas se algo mais específico e elaborado deve ser passado adiante convoque uma reunião extraordinária, trate de assunto e não esqueça da ata de reunião.

 

E por fim…

Mantenha o Cliente informado desde o início e o Controle do seu projeto nas Suas Mãos

“Clientes podem demitir todos de uma empresa, do alto executivo para baixo, simplesmente gastando seu dinheiro em algum outro lugar.”
Sam Walton

 

Frase esta dita por ninguém menos que e fundador do Walmart que em Julho de 2016  foi eleita a maior empresa do mundo!

Será que ele tem razão??

Difícil discordar.

Seu cliente deve acompanhar o andamento do projeto, e desde o início ele deve participar e ser informado das tratativas.

Lembre-se que o cliente é o maior bem da empresa, sem ele seu projeto não existiria.

Ter a participação de seu cliente na reunião de abertura é extremamente importante, ninguém melhor que ele irá transmitir o que necessita.

Com regras definidas, reunião de abertura encerrada. Hora de Planejar seu Projeto…

Se você gostou deste artigo, então se inscreva para não perder nenhuma atualização, pois estamos trabalhando em dicas valiosas para o próximo passo.

Compartilhe:
  • Guilherme Soares

    Parabéns pelo conteúdo!!
    A cada dia aprendendo com os excelentes temas abordados!!
    obrigado por compartilhar!!